La 'coach' de equipos y liderazgo Laura Sastre aconseja el método de productividad personal GTD, que anima a elaborar listas de tareas pendientes y dar prioridad a lo que te aporta más valor

"Si estás en el festival escolar de tus hijos, no tienes que pensar en la llamada pendiente a un cliente". Es la premisa que la experta en efectividad personal, la consultora Laura Sastre, destaca para enfocar en cada momento nuestra atención, que señala como clave para trabajar mejor y reducir el estrés en la era del trabajo desbordante.

Cómo fijar el orden de prioridades de lo que hacemos cada día o cómo evitar el 'siempre disponible' del teletrabajo son claves que expone la 'coach' profesional certificada especializada en equipos y liderazgo sistémico. En una era tensionada por la actualización compulsiva de las redes sociales, la experta habla sobre conectar con el presente y vivir sin la ansiedad de la multitarea.

Invitada por la Aceleradora de la Innovación 2.0, que organiza el INFO en el marco de la Red Enterprise Europe Network, expuso en un taller de efectividad personal las claves de la metodología GTD (Getting Things Done), que el instructor sobre productividad David Allen recogió su libro del mismo título. Laura Sastre y su empresa Optima Lab son los únicos en España con certificado de formación del método GTD.

¿Qué errores más frecuentes cometemos a la hora de gestionar nuestro tiempo?

Esta es una pregunta habitual, entiendo que te refieres a la efectividad personal.

Como explica David Allen, autor del método GTD, los errores más frecuentes y que se interponen en nuestra efectividad son cinco. Confiamos en nuestra memoria en lugar de anotar todas las cosas que no queremos que se nos olviden. No nos paramos a pensar y a decidir lo que tenemos que hacer con todas esas cosas que hemos anotado, nuestra tendencia es hacer sin pensar antes.

No ponemos los recordatorios de esas cosas que hemos decidido hacer en un lugar donde lo podamos ver cuando lo necesitemos. No revisamos todas esas cosas, que son los compromisos adquiridos. Y finalmente, nos ponemos a hacer lo último que llega sin pensar si es lo que tiene más sentido hacer.

Todo ello contribuye a seguir guardando cosas en nuestra cabeza, a esforzarnos para evitar olvidos y creer que la solución está en gestionar el tiempo. Pero eso ya no se lleva, en realidad no podemos gestionar el tiempo. Tenemos alternativas como, por ejemplo, aprender a gestionar nuestra atención.

¿Qué efectos tiene sobre nuestra vida, tanto laboral como personal, una gestión negativa del tiempo?

Todo esto te desgasta, te hace consumir energía, que es finita.

Sobre este tema, como decía, la alternativa es aprender a gestionar nuestra atención, qué hacemos en el tiempo de que disponemos, qué tiene más sentido hacer en cada momento, qué te va a aportar más valor.

Gestionar la atención tiene un impacto positivo y directo en nuestra vida, tanto en el plano personal como profesional. Estar a lo que hay que estar en cada momento, para disfrutar del festival del cole de tus hijos cuando estás con ellos sin estar acordándome de que tienes que hacer una llamada a un cliente y centrar tu atención en la reunión de trabajo sin tener que estar intentando recordar que tienes que pasar por la farmacia cuando salgas de la oficina.

Como dice David Allen «si te dieran dos horas más al día sería una pérdida de tiempo».

¿El teletrabajo ha agravado el mal uso del tiempo con horarios desproporcionados?

Desde mi punto de vista, el teletrabajo ha aportado muchas ventajas a nuestro día a día laboral como el ahorro de tiempo en desplazamientos y mayor autonomía para las personas empleadas, por ejemplo. Sin embargo, la expansión masiva y acelerada de esta forma alternativa de trabajar ha acentuado y evidenciado la falta de efectividad existente en las personas y organizaciones.

Antes del teletrabajo ya había jornadas y horarios desproporcionados. Lo que puede ocurrir ahora es que muchas personas empleadas se han encontrado con la necesidad de separar «a la fuerza» su trabajo del espacio físico de trabajo. Y esta necesidad de separar una cosa de la otra es el resultado de la cultura de la presencialidad laboral. También puede incidir el miedo a perder el trabajo en plena pandemia o la irrupción del teletrabajo de forma improvisada y con métodos ineficientes. Otras personas han tenido que aprender otras formas de trabajar con una consecuente curva de aprendizaje. Y, por supuesto, la mayoría de las personas carecían de la infraestructura y la formación necesarias para teletrabajar de manera efectiva.

La reflexión que podemos hacer es si estamos trabajando realmente más horas que antes, si quienes ya trabajaban poco en su puesto de trabajo trabajan más en casa, si nos estamos organizando regular, si fomentamos la idea de que el teletrabajo supone estar siempre disponible, si no acabamos de adaptarnos o si lo que echamos en falta son las paradas para tomar café y charlas con las personas de nuestro entorno laboral.

¿No cree que tener tantas aplicaciones tecnológicas para medir el tiempo trabajado, los pasos que damos, las calorías que quemamos...contribuye a aumentar el estrés?

Creo que unas personas sí y otras no. A mí por ejemplo no me afecta en tanto que he aprendido a gestionar dónde pongo mi atención —reduciendo significativamente el estrés— en lugar de someterme a la presión del tiempo porque ¡es agotador!

Daniel Kahneman dice en su libro Pensar rápido, pensar despacio que «la presión del tiempo es un gran demandante de esfuerzo». Lo que ocurre, como adelantaba Daniel Goleman en su libro Focus, es que ante el bombardeo de información y distracciones, cada vez cuesta más mantener la atención.

Como comentas, hoy en día disponemos de multitud de aplicaciones que nos permiten medir todo lo que hacemos prometiéndonos aumentar nuestra productividad. Y es curioso porque nos pasamos el día quejándonos de que no tenemos tiempo para nada, pero malgastamos nuestra atención en cosas que quizás no nos aporten valor o simplemente no prestamos atención a lo que tiene más sentido dejándonos llevar por lo más fácil o lo que más nos motiva.

¿Cómo se puede empezar a poner orden en nuestro día a día?

Podemos empezar con los cinco hábitos de los que habla David Allen y la metodología GTD.

En lugar de confiar y esforzarte en que no se te va a olvidar llamar a alguien, por ejemplo, desarrollar el hábito de capturar todas aquellas cosas que llaman tu atención.

En lugar de ponerte a hacer todo lo que te llega, desarrollar el hábito de pensar antes si realmente tienes que hacer algo con ello. En otras palabras, pensar y tomar decisiones en frío para evitar hacer cosas que no aportan valor.

Muchas personas anotan sus tareas en listas únicas. Un buen hábito es organizar esas tareas en los lugares que quieres o necesitas verlas, como cuando pones la mascarilla en el pomo de la puerta para no salir de casa sin ella.

Algo que se suele obviar es desarrollar el hábito de revisar tus tareas, lo cual te permite tomar la foto completa de tus compromisos y tener mayor perspectiva para reevaluarlos.

Y por último, esta revisión te permite tener claridad de ideas para saber qué va primero, qué va después, qué puedes hacer tú o qué pueden hacer otras personas.

En resumen, este conjunto de hábitos y buenas prácticas es en lo que se basa la metodología GTD. Aunque claro, cambiar o modificar hábitos cuesta, no es algo que se consiga de un día para otro. Requiere desaprender tus comportamientos actuales, práctica y perseverancia.

¿Por qué el método GTD y no cualquier otro de gestión del tiempo?

GTD es una metodología de efectividad personal que funciona donde la gestión del tiempo fracasa.

Y funciona porque es sencilla, potente y adaptable, para cualquier persona y para cualquier situación.

Además, porque está basada en la neurociencia, que ha demostrado cómo y por qué funciona esta metodología que se basa en un conjunto de hábitos y buenas prácticas.

Todo ello pasa, como explicamos en nuestras formaciones, por entender cómo funciona nuestro cerebro. Así, descubrimos por qué procrastinamos, por qué no podemos gestionar el tiempo o qué podemos hacer para gestionar las interrupciones —el gran enemigo de la efectividad— o nuestra atención, entre otras cosas.

Por el contrario, la gestión del tiempo está obsoleta y no está avalada científicamente.

Por ejemplo, para quienes hayan hecho cursos de gestión del tiempo sabrán que la
famosa matriz de Eisenhower —que distingue entre lo urgente y lo importante— ha quedado atrás.

En nuestro día a día todo cambia rápidamente. Lo importante puede dejar de serlo al día siguiente o, confundimos lo que es urgente con las cosas que van surgiendo y creemos que nada puede esperar. ¿Cuántas veces te has puesto a hacer algo y llega tu jefa y te pide te pide que lo dejes todo y te pongas a hacer otra cosa?

Cualquier método requiere un esfuerzo inicial, pero ¿qué ventajas se empiezan a ver al ponerlo en práctica?

Para mí la principal ventaja es que, si lo aplicas, obtienes resultados desde el minuto uno aunque no incorpores todas las buenas prácticas de golpe, puedes ir «a poquitos».

Obviamente, todo cambio tiene una curva de aprendizaje. De hecho, las personas usuarias de la metodología utilizamos la expresión «me he caído de la tabla» porque es un camino de aprendizaje que dura toda la vida.

Llegar a incorporar este conjunto de hábitos de manera natural puede llevarte tiempo. En algunos momentos quieres desistir, crees que no vas a poder cambiar tus comportamientos, te caes y vuelves a empezar. Cambiar hábitos es una cuestión de práctica y constancia. Yo misma fui muy resistente al cambio, pues las personas que tenemos nuestro método pensamos que ya nos va bien ¡pensé que jamás lo conseguiría!

Con la práctica, empiezas a trabajar de manera más enfocada, aprendes a priorizar mejor eligiendo lo que tiene sentido hacer en cada momento, sin estrés y sin olvidos. Te aporta claridad para tomar mejores decisiones, para gestionar las interrupciones o para procrastinar menos, por ejemplo. También aprendes a vaciar tu cabeza de esos temas que siempre están ahí dentro dando vueltas, interrumpiendo lo que sea que estés haciendo ¡o quitándote el sueño!

La falta acuciante de tiempo es un mal que afecta a los autónomos y a las pymes, habitualmente dirigidas por un empresario multitarea, ¿qué les aconseja para optimizar su tiempo de trabajo y, aunque parezca imposible, disfrutar de tiempo libre?

La premisa es aceptar que siempre tenemos más trabajo que tiempo. Esto significa que hay cosas que se van a quedar sin hacer. Es nuestra realidad. Por lo tanto, no va de hacerlo todo, sino de sentirte bien con lo que dejas sin hacer y enfocar tu atención en lo que te vaya a aportar más valor, a ti, a tu entorno, a tu trabajo.

Disponer de tiempo libre es estar con la tranquilidad de que lo que haces es lo que tienes o quieres hacer en cada momento, no va de disponer de más tiempo. Como decía, es estar a lo que estás. Por ejemplo, si decido echarme una siesta, lo hago con la confianza de que estoy dejando de hacer otras cosas.

Nuestro trabajo no se acaba nunca.

En este aspecto, GTD es una metodología que abarca todos los aspectos de tu vida, no se limita al ámbito laboral, para enfocarte y disfrutar de lo que estás haciendo en cada momento. Dejas de pensar en que no se te tiene que olvidar comprar pan al regresar a casa cuando están de plena reunión, y dejas de pensar en temas laborales cuando estás jugando con tus hijos.

Por lo tanto, te permite conseguir cosas importantes para ti tanto en lo personal como en lo profesional, y ello incluye disfrutar de tiempo libre.

¿Cómo ser más productivo y tener tiempo de descanso?

¿Sabes? Tener tiempo de descanso puede ser muy productivo también.

La productividad no consiste en hacer muchas cosas durante mucho tiempo, eso es confundirla con la hiperactividad.

Lo que quiero decir es que el tiempo de descanso aporta muchos beneficios relacionados con la efectividad: te permite tener más claridad de ideas y confianza para hacer bien las cosas correctas. Otro beneficio, por ejemplo, es que el descanso permite que fluya la creatividad y es necesario para los procesos de aprendizaje.

Ahora se ha puesto de moda el concepto Niksen, la palabra holandesa que significa «no hacer nada», por ejemplo. No deja de ser el descanso tradicional, como una buena siesta, que es imprescindible para «recargar las pilas».

Lo que ocurre es que, en esta cultura de estímulos y del ocio, nos sentimos culpables cuando no hacemos nada, ya no nos damos permiso ni para tener «tiempos muertos». Pensamos cómo seguir haciendo más cosas en lugar de poner nuestra atención en mejorar nuestra efectividad: en lo que hacemos, en cómo lo hacemos y en para qué hacemos las cosas. Porque no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor.

¿Qué pasa cuando te esfuerzas en cuadrar una agenda y luego tienes un imprevisto?

Lo que comentas es normal cuando sobreplanificas; y me refiero a planificar lo que vas a hacer cada día en todo momento.

Deja que te haga una pregunta: ¿qué ocurre cuando te cancelan una reunión sin previo aviso y tienes 2 horas por delante? La mayoría de la gente «pierde» esas 2 horas. Cuando tienes claridad de ideas, lo que haces es reevaluar tus compromisos.

Y los imprevistos forman parte de nuestra realidad. Cuando nuestros trabajos eran estables y repetitivos, la planificación tradicional era muy útil. Sin embargo, para el tipo de trabajo actual, lleno de imprevistos, lo que planificamos rara vez se cumple.

La metodología GTD nos enseña otro tipo de planificación para ir haciendo esos pequeños ajustes que nos permite lidiar con los imprevistos y evitar la frustración cuando no hacemos todo lo que habíamos planificado.

Claro que es un cambio radical que puede resultar disruptivo para las personas que planifican ¡yo también estuve ahí! Recuerdo el pavor que sentía si no planificaba todos mis pendientes.

¿La ilusión de una conciliación laboral y familiar ha incrementado la carga de trabajo de las mujeres?

La conciliación laboral es un derecho, pero también una necesidad, sin duda. Y el reto no está tanto en conciliar, sino en decidir mejor para llegar a un equilibrio, estar a lo que estás en cada momento.

Arrastramos una herencia de la era industrial, donde asociamos la productividad a jornadas maratonianas de trabajo, a hacer más cosas durante más tiempo dejando aparcada la faceta personal y familiar.

Así pues, se trata de acabar con ese muro entre el plano personal y el profesional. La clave es estar presente en lo que estás haciendo, estar presente en una reunión con tus clientes y estar presente cuando estás cenando con tu familia, con tu atención en lo que estés haciendo en cada momento.

Por supuesto, como explica José Miguel Bolívar, «conciliar es dejar que las personas decidan, desde el compromiso y la responsabilidad, dónde y cuándo trabajar para conseguir resultados acordados, sin imponer un aquí ni un ahora».

A mí no me importa dedicar unas horas a mi trabajo un domingo por la tarde, igual que no tengo reparos en ir a hacer un recado personal un martes a mediodía si mantengo mis compromisos con responsabilidad.

PARA SABER MÁS SOBRE LA GESTIÓN DEL TIEMPO:

- MÉTODO GTD. El consultor e instructor de productividad David Allen recoge en su libro 'Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity', su programa de organización personal eficaz, basado en la elaboración de listas de tareas específicas, con el lema de que lo que se puede hacer en dos minutos debe realizarse inmediatamente. Con su organización del trabajo, defiende que es más fácil mantener la presión fuera de la cabeza y centrarse en el presente. La revista Wired describió el método GTD como "un nuevo culto a la era de la información".

- VIVIR EN EL PRESENTE. El 'scroll' infinito en el que vivimos tiene una alternativa. Así lo propone Jenny Odell en su libro 'Cómo no hacer nada', que lejos de propugnar la renuncia total a la actividad, abre la puerta a un modelo híbrido en el que cada uno se permita un tiempo de desconexión.

- PENSAR RÁPIDO, PENSAR DESPACIO. El psicólogo Daniel Kahneman, premio Nobel de Economía, reúne en el libro 'Pensar rápido, pensar despacio' su investigación sobre los sesgos congnitivos, la teoría sobre cómo las personas toman decisiones, y su estudio sobre la felicidad. Detalla como conclusiones de sus experimentos que primamos la intuición sobre el pensamiento lógico, que confundimos casualidad con causalidad y que exageramos las primeras impresiones.